जीपीएफ रिकॉर्ड के लिए अधिकारियों व कर्मचारियों के विवरण में आहरण एवं वितरण अधिकारी बरतें सावधानी

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प्रधान महालेखाकार (लेखा व हकदारी) हिमाचल प्रदेश, शिमला के एक प्रवक्ता ने आज यहां बताया कि प्रदेश सरकार द्वारा 04 मई, 2023 को जारी अधिसूचना के तहत पुरानी पेंशन योजना लागू होने के परिणामस्वरूप जिन कर्मचारियों व अधिकारियों ने पुरानी पेंशन के लिए विकल्प चुना था, उन कर्मचारियों व अधिकारियों के पक्ष में सामान्य भविष्य निधि खातों का आवंटन हस्तचालित (मेनुअल) तौर से किया जा रहा था। 19 जुलाई, 2023 तक कुल 38368 सामान्य भविष्य निधि खाते आवंटित किए जा चुके हैं।
उन्होंने बताया कि इस कार्य की गति बढ़ाने के लिए महालेखाकार कार्यालय द्वारा स्वचालित (ऑटोमेशन) विधि अपनाए जाने के लिए आहरण एवं वितरण अधिकारी (डी.डी.ओ.) के साथ वेबसाइट के माध्यम से 21 जुलाई, 2023 को जानकारी सांझा कर डी.डी.ओ. के लिए एक्सल शीट का एक लिंक भेजा गया है। इसके माध्यम से डाटा [email protected] ई-मेल पर भेजने के लिए आग्रह किया गया है।
उन्होंने बताया कि इस विधि के अन्तर्गत डी.डी.ओ. द्वारा ई-मेल से एक्सल शीट भेजी जा रही है। अब तक 2968 ई-मेल ए.जी. कार्यालय में प्राप्त हो चुकी है और 4739 सामान्य भविष्य निधि खातों का आवंटन किए जाने के उपरान्त इन्हें कार्यालय की वेबसाइट पर अपलोड किया जा चुका है तथा लगभग 15000 से अधिक खाते 07 अगस्त, 2023 तक कार्यालय की वेबसाइट पर अपलोड किए जाने की सम्भावना है।
प्रवक्ता ने बताया कि महालेखाकार कार्यालय का प्रयास है कि सामान्य भविष्य निधि लेखा आवंटन कार्य की प्रक्रिया में तेजी लाई जाए। आवंटित लेखा संख्या एक सप्ताह में दो बार मंगलवार व शुक्रवार को ई-मेल पर अपलोड की जाएंगी। उन्होंने डाटा भेजते समय डी.डी.ओ. से कुछ तथ्यों का विशेष ध्यान रखने का आग्रह किया है।
एक्सल शीट भरते समय पूर्ण सावधानी से दिशा-निर्देशों का पालन करने के लिए कहा गया है। इनके अन्तर्गत ई-मेल के माध्यम से एक्सल शीट भेजने के उपरान्त उसे दोबारा ई-मेल से न भेजें। अन्य किसी भी प्रकार की विसंगति पाए जाने पर जानकारी कार्यालय की ई-मेल [email protected] पर ही ई-मेल करें। एक्सेल शीट की प्रति ऑफलाइन (डाक) माध्यम से न भेजें। एक्सल शीट में जिन कॉलम से सम्बन्धित सूचना शून्य हो, उस कॉलम को पूरी तरह से खाली रखें और डैश या बिन्दु आदि का प्रयोग न करें। नाम के साथ श्री, श्रीमती, कुमारी आदि न लिखें।
प्रवक्ता ने बताया कि एक्सल शीट में डाटा अपलोड करने के उपरान्त उन मामलों के नामांकन पत्र अलग से डाक के माध्यम से प्रेषित न करें जिन मामलों के पहले ही महालेखाकार कार्यालय को फॉर्म भेजे जा चुके हैं। जिन मामलों में नामांकन पत्र अभी तक कार्यालय को नहीं भेजे गए है उन मामलों में पहले एक्सल शीट भेजें तथा सामान्य भविष्य निधि लेखा संख्या प्राप्त होने के उपरान्त कार्यालय वेबसाइट से डाटा डाउनलोड करके एक प्रति कार्यालय के अभिलेख में रखें व फोटो प्रति नामांकन पत्रों के साथ लगाकार ही फार्म महालेखाकार कार्यालय को प्रेषित करें ताकि कार्य की गति व नामांकन पत्र स्वीकार करने में विलम्ब न हों।